Sáng ngày 17/4/2024, Công ty cổ phần Cảng Hải Phòng tổ chức khóa đào tạo nội bộ hướng dẫn tổ chức họp hiệu quả (Smart meeting). Khóa học có sự tham gia truyền đạt của giảng viên Lê Đông – Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (VIMC), cùng sự tham gia của hơn 110 CBCNV hiện đang công tác tại các phòng, ban nghiệp vụ Trung tâm và Chi nhánh Cảng trực thuộc.
Hơn 110 CBCNV Cảng Hải Phòng tham gia khóa đào tạo hướng dẫn tổ chức họp hiệu quả (Smart meeting)
Phát biểu khai mạc khóa đào tạo, ông Nguyễn Tường Anh - Thành viên HĐQT, Tổng Giám đốc Công ty mong muốn thông qua khóa học, CBCNV trong công ty sẽ có thể đổi mới, cải tiến cách thức làm việc, triển khai các cuộc họp hiệu quả, chất lượng, ứng dụng trong công tác của mỗi cá nhân. Việc thực hiện theo các bước trong quy trình hướng dẫn Smart meeting sẽ giúp tiết kiệm thời gian, thể hiện tác phong chuyên nghiệp; đồng thời trên cơ sở phát huy các ý kiến tập thể, phân giao và kiểm soát các nhiệm vụ rõ ràng, qua đó sẽ nâng cao hiệu quả cho các cuộc họp trong toàn công ty và các chi nhánh, công ty con.
Ông Nguyễn Tường Anh – Thành viên HĐQT, Tổng Giám đốc Công ty phát biểu khai mạc khóa đào tạo
Trước đó Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã ban hành quy trình tổ chức họp hiệu quả, trong đó hướng dẫn trình tự các bước tổ chức thực hiện gồm 7 bước, thuộc 3 giai đoạn:
- Giai đoạn trước cuộc họp: Thông báo cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị hậu cần
- Giai đoạn trong khi họp: Tổ chức cuộc họp
- Giai đoạn sau cuộc họp: Thông báo kết luận, giao nhiệm vụ; xây dựng và báo cáo kế hoạch triển khai nhiệm vụ; báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ.
Để có được cuộc họp hiệu quả cần đảm bảo các nguyên tắc: xác định rõ mục đích, mục tiêu cuộc họp; gửi tài liệu trước cuộc họp; chọn lọc người tham dự; quản lý thời gian theo từng nội dung họp, ưu tiên các nội dung quan trọng; chia sẻ và thống nhất thông tin đầu vào giữa các thành viên; kiểm soát các nội dung ko quan trọng gây xao nhãng trong cuộc họp; kết luận cuộc họp khoa học, có thời hạn, kết quả đo lường cụ thể…
Ông Lê Đông – Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (VIMC) truyền đạt tại khóa học
Tại khóa học, các học viên đã sôi nổi thảo luận về các tình huống có thể xảy ra trong cuộc họp tại đơn vị và cách thức xử lý
Kết luận tại khóa học, Tổng Giám đốc Cảng Hải Phòng Nguyễn Tường Anh yêu cầu CBCNV toàn công ty sau khoá học này triển khai ngay việc thực hiện, đồng thời tiếp tục chủ động, xây dựng nhiều sự cải tiến tích cực hơn nữa.
Một cuộc họp được quản lý tốt sẽ tăng năng suất và sự gắn kết của nhân viên, đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc theo nhóm. Các cuộc họp được lên kế hoạch kỹ lưỡng cũng giúp truyền đạt thông tin đầy đủ, đúng trọng tâm đến người tham dự, giảm thời gian lãng phí, cho phép nhân viên dành nhiều thời gian hơn cho công việc và ít thời gian hơn trong phòng họp; qua đó huy động được sức mạnh tập thể, tạo nền móng cho doanh nghiệp phát triển.
Giảng viên và Tổng Giám đốc Nguyễn Tường Anh trao phần thưởng cho những học viên tích cực và thảo luận tốt trong khóa học
Văn phòng công ty